Rechtliche Angaben zur Nutzung der Software Pfleasy für Pflege- und Alteneinrichtungen.
Impressum
Anbieter:
Pfleasy
Deutschland
Inhaberin:
Leah Celina Kamke
Kontakt:
E-Mail: pfleasy.info@gmail.com
Umsatzsteuer-ID:
Wird nachgereicht gemäß § 27a UStG.
Verantwortlich für den Inhalt nach § 18 Abs. 2 MStV:
Leah Celina Kamke
EU-Streitschlichtung / OS-Plattform:
Pfleasy ist nicht verpflichtet
und nicht bereit, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle
teilzunehmen.
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
1. Geltungsbereich
Diese AGB gelten für alle Verträge zwischen Pfleasy
(nachfolgend "Anbieter") und Pflege-,
Alten- und Betreuungseinrichtungen (nachfolgend "Kunde") über die Nutzung der
Software Pfleasy.
2. Leistungsbeschreibung
Der Anbieter stellt eine cloudbasierte Web-App bereit, die Pflege- und
Alteneinrichtungen im digitalen Arbeitsalltag unterstützt. Der Zugriff erfolgt über
einen Web-Browser; eine lokale Installation ist nicht erforderlich.
Grundfunktionen:
• Verwaltung von Bewohnerdaten und Bewohnerprofilen
• Erstellung, Speicherung und Pflege von Stammdaten
• Dokumentation von pflegerelevanten Beobachtungen und Einträgen
• Sprachsteuerung zur schnelleren Erfassung von Dokumentation
• Pflegeplanung und allgemeine Pflegeplanung
• Verwaltung von Nachweisen und Dokumentationsverläufen
• Terminverwaltung und Gemeinschaftskalender
• Verwaltung des Versorgungsnetzwerks, z. B. Angehörige, Ärzte und Kontakte
Erweiterte Funktionen:
• Statistiken über Trainings- und Dokumentationsaktivitäten
• Auswertung von Trainingszeiten in Stunden und Minuten
• Aktivitäts- und Fortschrittsdiagramme
• Erweiterte Übersicht für Pflege- und Betreuungsteams
• Aktivierende Lernspiele, z. B. Memory, Wortfindung, Rechentraining,
Zahlen merken und Lungentraining
• Auswertungen zu Lernspiel-Nutzung, Ergebnissen und Trainingsfortschritten
Die Einrichtung bestimmt organisatorische Abläufe, Pflegeinhalte und interne Regeln
selbst. Der Anbieter stellt nur die technische Plattform bereit.
3. Vertragsmodelle, Preise und separate Abo-Verträge
4. Vertragslaufzeit und Kündigung
5. Verfügbarkeit und Wartung
Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit der Software, kann Ausfälle,
technische Störungen und Wartungszeiten jedoch nicht vollständig ausschließen.
Wartungen werden rechtzeitig angekündigt, sofern dies möglich ist.
6. Support
Support wird per E-Mail unter pfleasy.info@gmail.com
bereitgestellt. Unterstützt werden Kundinnen und Kunden bei technischen Problemen
und Fragen zur Nutzung der Software.
7. Pflichten des Kunden
Der Kunde verpflichtet sich:
• alle eingegebenen Daten korrekt und aktuell zu halten
• Zugangsdaten nicht an Dritte weiterzugeben
• Bewohnerinnen, Bewohner, Mitarbeitende und sonstige betroffene Personen über
die Datenverarbeitung gemäß DSGVO zu informieren
• keine rechtswidrigen Inhalte in der Software zu speichern
• Zugriffsrechte innerhalb der Einrichtung verantwortungsvoll zu vergeben
8. Datenschutz
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß der nachfolgenden
Datenschutzerklärung und, soweit erforderlich, auf Grundlage eines gesonderten
Auftragsverarbeitungsvertrags.
9. Haftung
Der Anbieter haftet nur für Schäden, die auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit
zurückzuführen sind. Eine Haftung für Datenverlust, Systemausfälle oder
Fehlfunktionen ist ausgeschlossen, sofern kein gesetzlich zwingender
Haftungstatbestand oder ein Verschulden des Anbieters vorliegt.
10. Änderungen der AGB
Der Anbieter kann diese AGB ändern. Kunden werden mindestens 30 Tage vorher per
E-Mail oder in der App informiert.
11. Gerichtsstand
Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, Oberhausen.
Datenschutzerklärung (DSGVO)
Stand: 2. August 2026
1. Verantwortlicher
Pfleasy
E-Mail: pfleasy.info@gmail.com
Inhaberin: Leah Celina Kamke
Ob eine Datenschutzbeauftragte oder ein Datenschutzbeauftragter zu benennen ist,
wird vor Aufnahme des Echtbetriebs anhand des konkreten Umfangs der Verarbeitung
und der Datenschutz-Folgenabschätzung geprüft. Eine entsprechende Kontaktstelle
wird hier veröffentlicht, sobald eine Benennung erfolgt.
Rollenverteilung
Bei der öffentlichen Website ist Pfleasy grundsätzlich Verantwortlicher. Bei der
Verarbeitung von Bewohner- und Pflegedaten bestimmt regelmäßig die jeweilige
Pflegeeinrichtung Zwecke und Mittel der Verarbeitung; Pfleasy verarbeitet diese
Daten dann ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter auf Grundlage
eines Vertrags gemäß Art. 28 DSGVO.
2. Verarbeitete personenbezogene Daten
Daten von Bewohnerinnen und Bewohnern
• Vorname, Nachname
• Bewohnerprofil und Stammdaten
• Zimmer- oder Zuordnungsdaten, soweit eingegeben
• Geburtsdatum, soweit eingegeben
• pflegerelevante Hinweise
• Dokumentationseinträge und Pflegeberichte
• Pflegeplanungsdaten
• Nachweise und Dokumentationsverläufe
• Termine und Gemeinschaftstermine
• Angehörige, Ärzte und weitere Kontakte im Versorgungsnetzwerk
• Lernspiel-Nutzungsdaten
• Trainingszeiten in Minuten und Stunden
• Nutzungshistorien
• Aktivitäts- und Fortschrittsstatistiken
• Ergebnisse und Historie von Übungen beziehungsweise Lernspielen
Daten von Pflegeeinrichtungen, Betreibern und Mitarbeitenden
• Name und E-Mail
• Benutzerkontodaten
• Rollen- und Berechtigungsdaten
• Vertrags- und Abodaten
• Anmelde-, Rollen-, Sicherheits- und Änderungsprotokolldaten
Kreditkartennummern werden nicht auf Servern des Anbieters gespeichert.
3. Zwecke der Datenverarbeitung
• Bereitstellung und technischer Betrieb der Web-App
• Verwaltung von Bewohner- und Einrichtungsdaten
• Strukturierte Pflegedokumentation
• Nutzung von Sprachfunktionen zur Dokumentation
• Pflegeplanung und Nachweisführung
• Termin- und Kontaktverwaltung
• Verwaltung des Versorgungsnetzwerks
• Bereitstellung aktivierender Lernspiele
• Auswertung von Trainings- und Nutzungsdaten
• Erstellung von Statistiken, Diagrammen und Fortschrittsanalysen
• Kundenverwaltung und Vertragsabwicklung
• Erkennung und Abwehr unberechtigter Zugriffe
4. Rechtsgrundlagen
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertragserfüllung,
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für Einwilligungen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
für Sicherheit und Stabilität. Soweit Gesundheitsdaten verarbeitet werden, muss
die verantwortliche Einrichtung zusätzlich vorab eine einschlägige Ausnahme nach
Art. 9 Abs. 2 DSGVO und gegebenenfalls ergänzendes deutsches Fachrecht festlegen
und dokumentieren. Eine Verarbeitung allein auf Grundlage eines berechtigten
Interesses erfolgt bei Gesundheitsdaten nicht.
5. Hosting und Datenverarbeitung
Für Datenbank, Anmeldung und mandantenbezogene Speicherung wird ein Supabase-Projekt
in der Region Frankfurt (EU) eingesetzt. Die Website und ihre serverseitigen
Funktionen werden über Vercel bereitgestellt. Vor Echtbetrieb werden mit allen
Auftragsverarbeitern Verträge nach Art. 28 DSGVO sowie erforderliche Garantien für
mögliche Drittlandzugriffe abgeschlossen und dokumentiert.
Dabei werden insbesondere folgende Schutzmaßnahmen eingesetzt:
• Datenverarbeitung innerhalb der EU, soweit verfügbar und vereinbart
• SSL/TLS-verschlüsselte Verbindungen
• Auftragsverarbeitungsvertrag vorhanden beziehungsweise wird abgeschlossen,
soweit dies erforderlich ist
6. Drittanbieter und Datenweitergabe
Supabase und Vercel
Diese Empfänger verarbeiten technische Betriebs-, Anmelde- und Anwendungsdaten nur
im vertraglich festgelegten Umfang. Schriftarten und Diagrammcode werden lokal
beziehungsweise als Systemschriften ohne externen Schriftendienst ausgeliefert. Das
Terminformular öffnet das E-Mail-Programm der anfragenden Person und verwendet
keinen zusätzlichen Formulardienst.
Sprachfunktion
Die optionale Spracheingabe verwendet die im jeweiligen Browser bereitgestellte
Spracherkennung. Abhängig von Browser und Betriebssystem kann der jeweilige Anbieter
Audiodaten verarbeiten. Die Einrichtung darf die Funktion erst freigeben, nachdem
der konkrete Geräte- und Browserdienst geprüft, eine Rechtsgrundlage festgelegt und
die betroffene Person hierüber informiert wurde.
Eine Weitergabe an unberechtigte Dritte erfolgt nicht.
7. Lernspiele und Statistiken - zusätzliche Datenschutzinformation
Pfleasy kann im Rahmen der erweiterten Funktionen folgende Daten verarbeiten:
• Aktivitätsdaten
• Lernspiel-Ergebnisse
• Trainingszeiten
• Trainingsfortschritte
• Historie von Übungen und Ergebnissen
• nutzungsabhängige Auswertungen
Diese Daten dienen ausschließlich der technischen Bereitstellung der Funktionen,
der Übersicht für die jeweilige Einrichtung, der Evaluierung von
Betreuungsaktivitäten und internen Einrichtungszwecken. Es werden keine
automatisierten Entscheidungen mit Rechtswirkung getroffen und kein Profiling im
Sinne der DSGVO durchgeführt.
8. Speicherdauer
Konkrete Löschfristen werden je Datenkategorie im Löschkonzept der verantwortlichen
Einrichtung festgelegt. Vertragsdaten werden für die Vertragsdauer und anschließend
nur entsprechend zwingender handels- und steuerrechtlicher Pflichten gespeichert.
Bewohnerdaten werden nach Weisung der verantwortlichen Einrichtung gelöscht oder
zurückgegeben. Sicherheitsprotokolle werden entsprechend dem dokumentierten
Sicherheits- und Löschkonzept nur so lange wie erforderlich aufbewahrt.
9. Betroffenenrechte
Betroffene Personen haben gemäß DSGVO folgende Rechte:
• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerspruch
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen
Außerdem besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu
beschweren, insbesondere am gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort
des mutmaßlichen Verstoßes.
Anfragen bitte an
pfleasy.info@gmail.com.
10. Datensicherheit
Der Anbieter schützt Daten durch:
• verschlüsselte Datenübertragung
• Zugriffsschutz
• individuelle Benutzerkonten und serverseitige Rollen
• Mandantentrennung je Einrichtung
• individuell erzeugte und gehashte Mitarbeiter-Codes
• Sperre nach wiederholten Fehlversuchen
• Änderungs- und Sicherheitsprotokollierung
• vertraglich festgelegte Backups und dokumentierte Wiederherstellungstests vor Echtbetrieb
• Serverüberwachung und Sicherheitsupdates
11. Änderungen der Datenschutzerklärung
Der Anbieter kann diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Die aktuelle
Version ist jederzeit über die Website abrufbar.